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La matriz de Eisenhower para el control del tiempo

Miguel Angel López Torralba Información general

Como muchos sabréis, Eisenhower fue un general del ejército aliado en la Segunda Guerra Mundial, y fue el trigésimo cuarto presidente de los EEUU, pero además estaba obsesionado con la gestión y el control del tiempo.

Por ello este hombre creó una matriz compuesta por cuatro cuadrantes y donde enfrenta dos variables, urgencia frente a importancia. Pudiendo utilizarse en todos los aspectos de la vida, aunque hoy lo enfocaremos al trabajo.

Aunque de esto ya hablé en la entrada para planificarse en el trabajo, creo que es importante expandir este tema en concreto con una entrada específica.

 

Para poder trabajar con la matriz es necesario clasificar nuestras tareas en si son urgentes o no, y si son importantes o no. Pero definamos cada una de las variables:

Importancia

Hace referencia a los objetivos planteados, haciendo que la realización de la acción esté más cerca del objetivo planteado.

Urgencia

Está relacionada con la temporalidad de la tarea, y se puede definir por las siguientes preguntas:

  • ¿Es necesario hacer esta tarea ahora, en este mismo instante?
  • ¿Debo de dejar de hacer lo que esté haciendo para realizarla?
  • ¿Qué pasaría si no la hago? ¿y si la dejo para otro momento?

De este modo podemos valorar si realmente es urgente o no.

Situaciones que nos encontramos

Siguiendo con el cuadrante de arriba podemos encontrarnos con diferentes situaciones que vamos a ir viendo a continuación:

Tarea importante y urgente

Cuando algo entra en este cuadrante significa que tienes que hacerlo YA.

Es algo muy importante para la consecución de los objetivos, ya sean profesionales o personales, corriendo ciertos riesgos si no se cumplen.

Pero hay que saber bien cuando se introducen tareas en él, ya que puede ocurrir que si lo saturamos vivamos siempre agobiados.

Por ello si vivís ofreciendo servicios os daréis cuenta de que todos los clientes intentan estar en este cuadrante para TODO lo que os piden, por ello hay que saber ir colocando las tareas en su cuadrante determinado y no dejarlo todo por cada petición que os llegue.

Yo he vivido situaciones donde un cliente ha pretendido que dejara todo lo que estaba haciendo para poner un acento en una palabra, o llamar un viernes a las diez de la noche porque twitter no funcionaba…

Tarea importante pero no urgente

En este caso hay que planificar. Son tareas que son importantes para conseguir los objetivos pero que no tengan que realizarse en el momento, tan solo colocarlas en el calendario en los próximos días.

La mayor parte de las peticiones de clientes que recibirás entrarán en este cuadrante, que lo único que necesita es tener una buena planificación.

Tarea urgente pero poco importante

Aquí se supone que hay que delegar las tareas en otras personas en quien confíes para que no te ocupen tiempo, por ejemplo enviar algunos mails, hacer llamadas de teléfono…

Pero si eres autónomo, trabajas en solitario o eres una pyme, estoy seguro de que no podras delegarlo, por eso yo aconsejo para esto utilizar la regla de los cinco minutos, de la cual ya os hablé en cómo organizarse en el trabajo, pero que os voy a repetir aquí:

La regla de los 5 minutos

Cuando se termina una acción se revisan las tareas que han ido surgiendo, durante la misma y todas aquellas que nos vayan a ocupar un máximo de 5 minutos las realizamos antes de pasar a la siguiente acción planificada de más envergadura.

Las pequeñas tareas son como minions que por separado son inofensivas pero en grupo nos machacan

De este modo podemos ir repartiendo el trabajo urgente que va apareciendo y que no es demasiado importante sin que afecte a nuestra producción.

Tarea sin urgencia ni importancia

Estas tareas son aquellas que se estiman en hacer algún día, por ejemplo yo quiero hacer un plugin con una funcionalidad específica para WordPress, pero no es algo ni urgente ni importante.

Lo interesante de este cuadrante es que puede haber actividades que cambien a otro, por lo que hay que echarle un ojo de vez en cuando.

En él también se encuentran todas esas acciones que no tienen relevancia.

Algunas conclusiones

Lo interesante de este sistema es que te permite evaluar las acciones a llevar a cabo en el trabajo, o en tu vida, poniendo prioridades y haciéndote mucho más eficiente en las facetas que lo utilices.

De hecho aquí podemos ver un cuadrante maestro para que te sirva en esa evaluación:

Y en el siguiente vídeo de motivación (son solo 3 minutos), podréis ver un ejemplo aplicado a la vida en si misma.

 

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Desarrollador Web, inquieto del marketing Online y comercial, dedicado al desarrollo y creación de aplicaciones web y su productividad en Internet

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