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Cómo organizarse en el trabajo

Miguel Angel López Torralba Marketing, Pública

Una de las cosas que más desastres ocurren en muchas oficinas, negocios… es que no se sabe cómo organizarse en el trabajo.

De hecho cuando yo empecé en mi primer trabajo como desarrollador, heredé algunos proyectos enormes del antiguo equipo que recayeron bajo mi responsabilidad, aparte de todos los mantenimientos, nuevos proyectos, atención al cliente… y empecé a acumular una gran cantidad de estrés. Trabajaba en la oficina y por las tardes en mi casa, hasta el punto de encerrarme fines de semana enteros para tener listo lo que los clientes me decían que era muy urgente y que luego no utilizaban hasta meses más tarde.

No por qué un cliente te diga que algo es urgente tiene que serlo, diferencia entre lo urgente y lo importante. Como canta Fito: “No siempre lo urgente es lo importante”

La situación empezó a afectarme en el ámbito personal y entonces llegó a mis manos el libro de David Allen, llamado Organízate con eficacia. Al ir leyéndolo mi mente se fue organizando y mi rendimiento también, utilizando algunas herramientas como Evernote, hasta el punto de que llegue a superar la carga de trabajo, completando todas las acciones diarias sobrandome tiempo.

Hoy en día sigo trabajando de esta forma y os he querido contar en el siguiente vídeo algunos consejos para que logréis controlar la carga laboral y que es una parte de la presentación que realicé en febrero del 2016 en el IES Gran Capitán de Córdoba.

Lo más importante para saber Cómo organizarse en el trabajo

Lo más importante es utilizar una herramienta donde ir anotando la carga laboral, reuniones, trabajos realizados… esto es muy importante para mantener un control de lo que estamos haciendo y como avanzan los diferentes proyectos y trabajos.

Yo trabajo con Evernote, porque cuando empecé a estudiar me enseñaron a utilizarlo y tengo acceso a mi información desde cualquier dispositivo, ya sea con la aplicación o por medio de la web.

Estrategia

La regla de los 2 o 5 minutos

Cuando se termina una acción se revisan las tareas que han ido surgiendo, durante la misma y todas aquellas que nos vayan a ocupar un máximo de 5 minutos las realizamos antes de pasar a la siguiente acción planificada de más envergadura.

Las pequeñas tareas son como minions que por separado son inofensivas pero en grupo nos… Clic para tuitear

como organizarse en el trabajo

Separar las acciones en
  • Próximas: Las tareas que se deben de ir desarrollando en las siguientes etapas del trabajo
  • Urgentes: Aquellas tareas que están esperando que alguien haga algo antes de poder realizarlas
  • En espera: Son las tareas que se deben de realizar en el momento deteniendo todas las demás.
El mayor problema es encontrarse con una acción urgente e importante al mismo tiempo Clic para tuitear

Planifica

Escoge las acciones que más requieran de tu esfuerzo a primera hora y las que menos a última, para no hacer lo más cansino al final.

Organiza

Mantén un buen calendario con todas las reuniones, pagos, entregas…

Guarda la documentación

Es muy importante guardar y archivar correctamente toda la documentación del trabajo, desde mails, a facturas, presupuestos… si es posible tanto en formato físico (al menos lo más importante), como en formato digital.

Trabaja con material real

Bolígrafos, papeles, clips, calculadoras, cuadernos… son esenciales para poder trabajar mucho más eficientemente

Divide en tareas sencillas

Un problema grande no se puede abordar de una única acción, es más fácil dividirlo en problemas más pequeños que puedes abordar fácilmente, de ese modo se soluciona el problema mucho mejor.

Divide y vencerás también se aplica a los problemas y proyectos de tu empresa Clic para tuitear

Enlaces de Interés

Organízate con eficacia

Evernote

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Desarrollador Web, inquieto del marketing Online y comercial, dedicado al desarrollo y creación de aplicaciones web y su productividad en Internet

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